DBRAND er gået fra at håndtere det meste manuelt ved fx at sende fysiske breve til brandstationerne og medlemmerne til at administrere det hele via deres Umbraco website.
DBRANDs Umbraco løsning frigør tid fra tunge og manuelle processer, der nu er automatiseret. Tidligere tog det fx flere dage at sende kontingentopkrævninger til organisationens medlemmer med brevpost– i dag kræver det to klik. Det betyder også, at alle potentielle fejlled er fjernet.
Intranet - Medlemsadministration via Umbraco website
DBRANDs digitaliseringsrejse startede med et nyt website. Ønsket var, at de kunne administrere medlemmer på en let og overskuelig måde i et brugervenligt intranet. Sidenhen er løsningen udbygget yderligere, og i dag har DBRAND et intranet i deres website.
DBRANDs ønske udsprang bl.a. af deres udfordring med at opkræve kontingenter fra medlemmer, idet adviseringen foregik via brevpost. Derfor udviklede JCD et intranet og website i én løsning, så de fik komplet overblik over deres medlemsdatabase, kunne administrere alle medlemmer; oprette nye, slette og opkræve kontingenter. Der er også lavet en formular, hvor den ansvarlige på stationen kan taste oplysninger om brandfolkene.
Det hele sker i Umbraco.
Når kontingenter skal opkræves, sendes der nu en varsling til hver enkelt brandstation i Danmark, som skal opkræve betaling fra sine medlemmer. I den forbindelse har JCD udviklet, at den ansvarlige på hver enkelt station kan indtaste oplysninger på medlemmer og opkræve kontingenter på dén station.
Løsningen frigiver tid, da tidligere manuelle - og tunge processer er automatiseret. Tidligere tog det flere dage at sende varslinger ud om opkrævning af kontingenter, da det blev sendt som brevpost. Nu kan de sende varslinger ud med to klik i Umbraco.
Website integreret med eBoks og SKAT
Websitet er integreret med e-Boks og SKAT, hvilket betyder, at DBRAND kan sende elektronisk post direkte til medlemmernes digitale postkasse og dermed tracke og dokumentere, at brevene er sendt og modtaget. Det kunne de ikke tidligere med brevpost. Alle beskeder sendes fra Umbraco.
Med integrationen til SKAT kan DBRAND nemt lave fagforeningskontingent indretninger.
Der er ligeledes lavet flettefelter i Umbraco, så DBRAND kan skrive navnene på modtagerne, selvom de masseudsender beskeder. Det er ideelt, når de fx skal sende medlemsblade til alle medlemmer. Funktionen personliggør beskeder, da modtagerens navn indsættes.
Websitet er udviklet med høj grad af brugervenlighed og selvbetjening. For at kunne give den bedste brugeroplevelse og de bedste forudsætninger for at navigere i medlemsdatabasen, kan DBRAND også filtrere databasen på fx aktive/inaktive medlemmer, station, ansættelse, roller (medlemmer, tillidsmænd, bestyrelse mv.), modtagere og ind- og udmelde medlemmer. Det sikrer brugervenligheden.
Rollestyring og integration til Google Maps
Websitet er sat op med rollestyring, så medlemmer kun har adgang til det, de skal have adgang til – fx medlemsblade. Nogle medlemmer har rettigheder til at uploade filer, mens andre kun kan se dem. Desuden er det sat op, så administratorerne på sitet modtager en notifikation, hvis en station ikke har udfyldt oplysninger på en repræsentant.
Når et medlem logger ind i medlemsdatabasen, kan han/hun se de brandfolk, der er tilknyttet den givne station, hvilket giver hurtigt overblik.
Derudover er der integration til Google Maps, som viser alle brandstationer i Danmark – både kommunale og Falck.
Sikkerhed: Login med MITID og overholdelse af GDPR
Sikkerhed er selvfølgelig en prioritet.
Der er rollestyring på selve filarkivet i Umbraco, så reglerne for GDPR overholdes. Løsningen opbevarer krypteret data, som ingen kan se, medmindre de skal have adgang til det. Det gør sig fx gældende ved CPR-numre på medlemmer.
Derudover sikrer Umbraco løsningen validering og fejlløsning, da DBRAND ikke længere skal kopiere data manuelt fra mails. Tidligere foregik ind- og udmeldelse via e-mail, og oplysninger blev manuelt gentastet - med store fejlkilder. JCD har udviklet, at det er formularer, der løfter oplysninger ind på deres rette plads i Umbraco, hvorefter Administratoren skal godkende rettelserne. Manuel gentastning er fjernet og dermed også mulige fejlkilder.
I formularerne er der desuden indført validering af CPR-nr., så det bliver tydeligt for Administratoren, om et CPR-nr. muligvis er ugyldigt. Igen fjerner det fejlkilder ved indberetninger til SKAT og ved Digitalpost beskeder.
DBRAND har gennemgået en succesfuld digitaliseringsrejse, som gør hverdagen for de administrative frivillige meget nemmere.
