Den Gamle By Case Cover
RETAIL

Ét samlet retail-system i Den Gamle By

Med valget af at samle POS, kasseløsning, billetsystem, restaurantstyring og webshop har Den Gamle By fået en stærk omnichannel-løsning, der giver byens gæster samme gode købsoplevelse.

Vi valgte JCD af to årsager. Vi har brug for et lokalt dansk selskab, som har nogle specialister, der tager telefonen, når man ringer - også uden for arbejdstid.

Den anden årsag er, at vi ønskede ét samlet system, der kunne håndtere billetsalg, salg af mad og drikke samt varer i butikkerne - og det hele er bundet op på finansen.

Vi kigger ind i ét system, og vi kan trække ting ud fra dét system. Det giver en god sikkerhed og tryghed for mig som Administrationschef.
Henning Kjærgaard Administrationschef hos Den Gamle By

Den Gamle By i Aarhus er grundlagt i 1909 og er verdens ældste frilandsmuseum for byudvikling og kulturhistorie. 

Museet giver en unik, historisk oplevelse for de besøgende, som kan opleve danske købstæders historie, hvordan de handlede med hinanden, hvordan de boede - og ikke mindst den unikke bygningskultur.

Den Gamle By består af over 80 unikke og historiske huse fra 25 byer i Danmark. Bygningerne rummer alt fra boliger, værksteder, butikker, teater, apotek, bager og skole.

Museet er blandt andet tildelt de maksimale tre stjerner i Guide Michelin og med på Hilmann Wonders liste over verdens 1000 største seværdigheder.

De seneste år har Den Gamle By fordoblet sit besøgsantal. I dag har byen mere end 500.000 årlige besøgende, hvoraf op mod 25% kommer fra udlandet. Museet har godt 200 ansatte - og ca. 600 ansatte i løbet af højsæsonen.

Museet råder også over Besættelsesmuseet nær Domkirken i Aarhus, som også er en del af Den Gamle by.

Den Gamle By i Aarhus: Komplet omni-channel med POS, billet og Business Central

Digitalisering af Den Gamle By med JCD Retail og Business Central

Den Gamle By tog en strategisk beslutning om at digitalisere forretningen og dermed gøre en række manuelle processer mere digitale til gavn for personalet og de besøgende. Digitaliseringen har skabt et langt bedre overblik - lige fra administrationen over butikkerne til lagerstyringen.

Beslutningen tog udgangspunkt i en række forretningskritiske udfordringer og tunge manuelle administrative processer, hvor der manglede sammenhæng og overblik. Desuden bestod museets daværende ERP-system af Microsoft Dynamics C5, der ikke længere var supporteret af Microsoft, og som ikke levede op til de ønsker, museet havde for den fremtidige digitalisering og det øgede sammenspil på tværs af POS, billethåndtering, webshop, lagerstyring og styring af restauranten.

Digitaliseringen af kerneforretningen krævede en udskiftning af de administrative systemer og et forældet Microsoft Dynamics C5. Ønsket var et integreret it-landskab, hvor Den Gamle By blandt andet kunne drage fordel af en effektiv omni-channel.

Det var også et krav, at systemet var brugervenligt og let at håndtere for de mere end 600 sæsonansatte.

 

> Besøg Den Gamle Bys webshop

JCD Retail i Den Gamle By

JCD Retail er en komplet modulopbygget løsning med fuld integration til Microsofts seneste ERP-løsning; Microsoft Dynamics 365 Business Central. Løsningen indeholder alt det en moderne butik, detailforretning, attraktion, forlystelse eller seværdighed har brug for.

I Den Gamle By håndterer JCD Retail 16 POS-anlæg rundt om i museet; kasseløsning, billetløsning med timeslots, webshop, restaurantmodul og donationsmodul.

JCD Retail er integreret direkte til Microsoft Dynamics 365 Business Central, der er et centralt element i løsningen. Fra Business Central opdateres, vedligeholdes og administreres alle priser, data, økonomi og regnskab. Centraliseringen af alt data gør ikke bare vedligeholdelse og administration nem og overskuelig, det giver også mulighed for at følge salget, lagerstatus, antal besøgende og den øvrige aktivitet i realtid på en let og overskuelig måde.

Med valget af at samle POS, kasseløsning, billetsystem, restaurantstyring og webshop har Den Gamle By fået en stærk omni-channel-løsning, der giver byens gæster samme gode købsoplevelse ude i de enkelte salgssteder, butikker, restauranter, billetlugen såvel som online på webshoppen - hvor det hele er integreret og opdateres i realtid i Microsoft Dynamics 365 Business Central.

Et større overblik over varelageret

I Den Gamle By kan gæsterne opleve en lang række spændende historiske butikker og ikke mindst museumsbutikken, hvor gæsterne kan købe merchandise og souvenirs.

Tidligere skulle de ansatte huske alle priser i hovedet, og det kunne potentielt medføre fejl. Udover at skulle huske alle priser i hovedet, havde museets indkøber tidligere styret varelageret manuelt i Excel-ark, som blev revideret en gang om året.

Med indførslen af JCD Retail, scannes alle varer nu i købssituationen, og det giver en langt mere præcis og korrekt registrering af priser og ikke mindst et altid opdateret stykantal på lageret. I samspil med Business Central har JCD Retail medført et langt større automatiseret overblik over varesalget og ikke mindst varelageret. Det har givet en stor tidsbesparelse for butikkens personale og ikke mindst indkøber.

Billetsystem med timeslots

Med JCD Retail har Den Gamle By fået en ny forbedret billethåndtering, der hjælper museet med hele håndteringen og salget af gavekort, billetter, årskort og administrationen af museets 15.000 medlemmerne af Klub Den Gamle By. Løsningen gør det muligt at købe gavekort, billetter og årskort online via webshoppen og ved fysisk fremmøde i billetlugen.

I billetløsningen er der tilmed mulighed for at afsætte billetter i timeslots, så der undgås spidsbelastninger og tages hensyn til maksimumkapacitet. Dermed er der ikke flere besøgende i Den Gamle By, end hvad der er kapacitet til. Med timeslots sikres de besøgende den absolut bedste oplevelse, og der kan tages hensyn til eventuelle restriktioner og krav, som for eksempel var nødvendigt i 2020 med COVID-19 restriktionerne.

Donationsmodul gør administration af donationer nemt

Museer, forlystelser og attraktioner har ofte glæde af donationer fra private, virksomheder og fonde som supplement til salget af entrebilletter, årskort og øvrigt merchandise.

Med JCD Retail har Den Gamle By fået hjælp til at håndtere sine donationer, så privatpersoner og virksomheder nemt og hurtigt kan støtte museet online via webshoppen.

Donationsmodulet gør det nemt at give privatpersoner fradrag for deres donation, jf. ligningslovens paragraf 8A. Løsningen hjælper Den Gamle By med at administrere og styre donationer og at kunne oplyse SKAT om privatpersoners fradrag, hvis de har oplyst deres CPR nr.

Specialist-support lige ved hånden - døgnet rundt

Med over 500.000 årlige besøgende er det afgørende at alle systemer, maskiner og infrastruktur fungerer, som det skal, så hverken museets medarbejdere eller de besøgende oplever udfald. Dermed sikres en god oplevelse, når der skal købes billetter, handles i de enkelte boder eller bestilles mad i restaurant og cafe.

Den Gamle By har mulighed for at kontakte JCDs specialister døgnet rundt og få support, hvis de oplever uforudsete nedbrud eller udfald. Det giver en god og tryg oplevelse for både de besøgende og museets medarbejdere uden unødvendige nedbrud og udfald.

Læs mere om JCD Døgnsupport.

Oplev løsningen selv

Næste gang du kommer til Aarhus, er Den Gamle By uden tvivl et besøg værd. Her kan du opleve, hvor nemt billetter købes og håndteres, og hvor nemt det er at købe varer, merchandise og souvenirs i de små hyggelige butikker.

Du kan også besøge Den Gamle Bys webshop, hvor du kan se, hvordan billetsystemet med timeslots og håndtering af årskort fungerer. På webshoppen har du også mulighed for at se donationsmodulet, hvor privatpersoner kan donere til museet.

Vil du gerne vide mere om JCD Retail, og hvad løsningen kan gøre for din detailbutik, attraktion eller forlystelse? Så udfyld formularen herunder, så kontakter vi dig.

Vil du høre mere om dine muligheder med JCD Retail?

Bliv kontaktet af JCDs specialister som kan rådgive og guide dig.

Bliv kontaktet

For at vi kan kontakte dig, er vi nødt til at gemme og behandle dine oplysninger. Du kan altid bede om indsigt i, hvilke data vi opbevarer om dig, ligesom du kan bede om at få dem slettet. Læs vores privatlivspolitik.

Måske du er interesseret i en anden case?