Korrekt og ensartet dokumenthåndtering skaber værdi for små og mellemstore virksomheder.
I den her artikel peger JCDs Salgsansvarlige for Modern Workplace, Nikolaj Guldhammer, på vigtige udfordringer i forbindelse med kontraktstyring hos SMVere. Han præsenterer blandt andet nogle af de gennemprøvede tilgange til at overvinde udfordringerne.
Det er vigtigt at nævne, at kontraktstyring bruges som eksempel i artiklen - det kan ligeså vel være projektstyring, HR, sagsstyring eller CRM. Med andre ord er WorkPoint 365 dit XRM system.
Læs med her og bliv klogere på, hvordan du kan håndtere udfordringerne med kontrol og dokumenthåndtering med WorkPoint.
Efterhånden som din virksomhed vokser, bliver antallet af interne og eksterne kontrakter også større.
Manuelle og papirbaserede tilgange til kontraktstyring fungerer måske i begyndelsen, men når din virksomhed vokser, og antallet af finans- og indkøbskontrakter begynder at stige, kan du hurtigt miste overblikket.
Fornyelser og tidsfrister kan nemt overses, og det kan være en udfordring at finde de rigtige oplysninger på det rigtige tidspunkt. Det kan føre til unødvendige forsinkelser eller måske endda tvister omkring kontrakter, som bliver vanskelige at løse. Derfor kan den rigtige kontraktstyringsløsning gøre en stor forskel for små og mellemstore virksomheder (SMV'er).
Siden 1991 har WorkPoint og Microsofts samarbejdspartner JCD leveret komplette it-løsninger. JCDs team på over 70 specialister arbejder tæt sammen med små og mellemstore virksomheder med mellem 30 og 200 brugere. De hjælper dem med at forbedre den daglige drift og blive mere effektive som en del af en moderne arbejdsplads.
En standardløsning for alle virksomheder
Det kan være et hvilket som helst område, hvor du har svært ved at få styr på dokumentationen og kommunikationen i din afdeling eller virksomhed.
Alle virksomheder er forskellige og har deres egne, unikke processer til styring af kontrakter. Alligevel har kontraktstyring en tendens til at følge de samme grundlæggende principper – uanset størrelsen. Når processerne minder så meget om hinanden, hvorfor skulle små og mellemstore virksomheder så ikke have adgang til de samme standardløsninger som større virksomheder?
I den seneste tid er der kommet et stort antal udbydere af cloud-baseret lagring. Det betyder, at kontrakter og relaterede dokumenter ofte er spredt over flere forskellige lokationer – både i skyen og lokalt. Det kan være svært at rydde op i det billede uden hjælp fra en leverandør af specialløsninger. Dokumenter og data befinder sig måske stadig i biblioteker og mapper, mens brugerne også har brug for at finde og tilgå dokumenterne via søgning.
Mange små og mellemstore virksomheder står over for den samme udfordring: Hvordan konsolideres dokumenter og data fra flere forskellige fildelingstjenester til en centraliseret, søgbar, standardiseret løsning? Her kan en effektiv kontraktstyringsløsning hjælpe.
Bedre kontrol over kontrakterne
Mange små og mellemstore virksomheder fokuserer - med rette - på den daglige drift, og hvad der kommer i morgen. Når en fildelingsløsning fungerer godt for en enkelt forretningsenhed, er der ikke noget indlysende behov for at foretage nogen ændringer. Men når data og dokumenter opdeles i siloer, kan der opstå uoverensstemmelser, som fører til fejl, der i sidste ende kan føre til forkerte beslutninger. Det gælder for eksempel, når relevante brugere rundt om i virksomheden ikke har adgang til den seneste eller mest nøjagtige version af en kontrakt.
For små og mellemstore virksomheder, der ønsker at have bedre styr på deres kontraktstyring, er det vigtigt at overveje, hvordan man kan opnå og bevare et klart overblik uden at skulle gennemgå hele systemet og alle arbejdsmetoderne. Det betyder, at man migrerer den eksisterende dokumentation og kommunikation fra fildelingstjenester til et enkelt sted, så alt bliver tilgængeligt og let at søge i. Den ideelle løsning giver små og mellemstore virksomheder mulighed for at fortsætte med at bruge deres foretrukne værktøjer samtidig med, at de får et friskt og fuldstændigt overblik over kontraktporteføljen.
Sæt struktur på kontraktstyringen
Kontrakter kan være indviklede - heldigvis behøver det ikke at være indviklet at administrere dem.
For en enkeltperson kan det fungere, hvis man opretter en mappe med kontraktoplysninger for hver ny kontrakt. Men hvad sker der, når medarbejderen forlader organisationen eller ved et uheld kommer til at gemme vigtige dokumenter forkert? Så opstår der udfordringer.
I dag tilbyder søgefunktioner en logisk og intuitiv måde til at administrere og få adgang til kontraktdataene. Tilgangen gør det muligt at få én samlet visning af alle relevante data om en bestemt kunde, kontaktperson eller kontrakt. Forbedret synlighed giver bedre overblik over kontrakterne. Det gør det hurtigere og nemmere end nogensinde før at administrere, finde og få adgang til kontrakterne og deres tilknyttede dokumenter. Standard-automatiseringer eller tilpassede automatiseringer kan desuden hjælpe små og mellemstore virksomheder med at gøre arbejdsgangene mere effektive.
Den rigtige leveringsmodel til SMV'er
I små og mellemstore virksomheder er der ikke altid kapacitet til at påtage sig noget, der ved første øjekast ser ud til at blive et større it-projekt. Derfor er det relevant at uddanne 3-4 brugere først for at finde eventuelle udfordringer, som derefter kan løses i den næste implementeringsfase.
Alle løsninger skal være omkostningseffektive og opfylde budgetkravene. Derfor er det en god idé at insistere på en hurtig leveringsmodel, så man på forhånd kender den nøjagtige tidsplan og de omkostninger, der er forbundet med implementeringen. Det anbefales at aftale en fast licenspris baseret på, hvad der skal leveres. Derved undgår man skjulte omkostninger længere nede ad vejen. I lighed med alle andre nye it-løsninger er det vigtigt at få en gennemgang – trin for trin – fra leverandøren.
En god kontraktstyringsløsning skal kunne bruge virksomhedens foretrukne navngivningskonventioner - uanset hvilken proces din virksomhed bruger inden for kontraktstyring, skal softwaren og supporten være rettet mod den.
De fleste små og mellemstore virksomheder har typisk brug for en standardløsning, der nemt kan konfigureres til at opfylde deres specifikke behov, før den rulles ud på tværs af hele organisationen.
Kun begyndelsen – enkel implementering
Den rigtige digitale kontraktstyringsløsning vil være enkel for leverandøren at implementere og konfigurere, og løsningen vil være lige så let for kunden at indføre, bruge og justere over tid. Uanset hvilken enhed brugerne anvender, kan alle arbejde i det samme dokument med deres velkendte værktøjer. Derfor bliver der aldrig behov for at lære helt nye måder at arbejde på.
WorkPoint giver små og mellemstore virksomheder samme funktionsniveau for kontraktstyring som store virksomheder. WorkPoint kan integreres problemfrit med Microsoft 365-stakken, så brugerne kan oprette, redigere og drive kontrakterne ved hjælp af alle deres eksisterende værktøjer. Det betyder, at de kan fortsætte med at bruge Teams eller Outlook samtidig med, at de hurtigt kan finde al relevant kommunikation på et enkelt sted.
JCD har udviklet en Fast Track implementerings- og leveringsmodel, hvor du er i gang med løsningen på bare 3-4 uger. Løsningen skræddersyes selvfølgelig til dine behov, ønsker og krav.
Som sagt kan udfordringerne og eksemplerne i artiklen overføres til projektstyring, sagsstyring, HR og CRM.
Løsningen er et system, der opfylder jeres ønsker, krav og behov.
