Power Automate kan automatisere dine arbejdsprocesser – hurtigt og sikkert.
Du kan øge effektiviteten ved at automatisere de processer, der tidligere var manuelle og tidskrævende. Med andre ord; du kan nå mere på samme tid, have fokus på andre vigtige opgaver og øge produktiviteten.
Af Jesper Thorup, Systemkonsulent hos JCD A/S
Artiklen er oprindeligt bragt på LinkedIn
I den her artikel vil jeg gerne præsentere jer for Power Automate, der har revolutioneret måden at tænke automatisering og procesoptimering på. I nogle tilfælde har vi sparet op mod 50-70% af den tid, vi tidligere brugte.
Hvad er Power Automate?
Power Automate er en del af Microsoft Power Platformen og din Microsoft 365.
Løsningen sikrer, at du kan automatisere dine opgave-flows – de opgaver du sikkert gentager hver dag og måske flere gange om dagen. Rutine-opgaverne.
Power Automate hjælper dig med at gøre dit workflow mere enkelt, fordi du kan lave forskellige flows på tværs af afdeling og på tværs af hele virksomheden.
Tidligere udfordringer
Vi har gjort det i mange år, og du kender det sikkert også:
Der kommer en forespørgsel på en problemstilling fra en forretning. Problemstillingen kan umiddelbart ikke løses i ERP-systemet - for eksempel modellering af data fra leverandør, en mail der automatisk skal udføre handlinger eller noget helt tredje.
Tidligere løste vi problemet ved at give opgaven til web-medarbejderne (internt eller eksternt). Det har jo altid været dem, der laver en løsning via specialkodning i web-løsningen – en såkaldt webservice. Det behøver vi dog ikke.
Fordelene med Power Automate
Jeg anbefaler, at du udnytter mulighederne i Power Automate.
Du får flere fordele:
- Flows er hurtige og nemme at oprette … og billigere.
- Vedligeholdelse er simpel. Vi kan overdrage et flow til en superbruger, der kan stå for vedligeholdelse. Det er billigere for dig og sikrer en fortsat udvikling.
- Der er over 250 standard connectors (datakilder) – du skal ikke bygge en stor, forkromet integration. Det er billigere.
- Power Automate er allerede inkluderet i din Microsoft 365 licens*.
*Med undtagelse af Premium Connectors.
Du indsamler hele tiden data, som du kan sammenligne og sammenkæde, så du opnår større konkurrencefordele. Det er også data, du kan tage beslutninger ud fra.
Hvordan bygges et flow i Power Automate?
Et workflow er opbygget ud fra triggers, manuelle handlinger eller timer og efter IFTT – formler du måske kender fra Excel.
Et workflow kan for eksempel initieres til at køre efter X tid eller ved en bestemt trigger.
Om triggeren er manuel, hvor brugeren typisk skal klikke på en knap, eller trigges af et system, hvor en hændelse i dit ERP, CRM eller tredjepart system, er underordnet.
Power Automate bygger på integrationer og data
Microsoft Power Automate bygger på integrationer og data fra forskellige datakilder. Det gælder bl.a. datakilder uden for Microsoft og hele Microsoft-paletten – og Azure AD hvor der hentes brugere og rettigheder.
Rettigheder styres via Azure AD. Derfor kan der ikke initieres et workflow, der for eksempel sender en fil, modtageren ikke har adgang til.
Hos JCD brugte vi tidligere tid på at specialkode workflow via CMS – nu bruger vi Power Automate. Tiden, vi har vundet, bruges nu på overlevering, uddannelse i vedligeholdelse og idéudvikling sammen med dig; hvordan kan din forretning strømlines og automatiseres?
Jeg vil anbefale denne tommelfingerregel:
Hvor du tidligere ville spørge din web-ansvarlige, hvordan en udfordring løses, så søg i stedet mod en Microsoft konsulent.
Har opgaven ikke noget med dit website eller din webshop at gøre, anbefaler jeg, du spørger ind til mulighederne med Power Automate.
Hvad er det værste, der kan ske ved at gå nye veje?
Power Automate: Du skal kun taste data én gang
I den perfekte verden skal du kun taste dine data én gang.
Det kan du sikre med Power Automate – det er nemt, der sker færre fejl, og du sparer tid.
I den her artikel vil jeg komme med eksempler på, hvordan opgaver og handlinger kan udføres via Power Automate. Opgaver der tidligere var manuelle, tunge processer og skulle udføres af medarbejdere.
Du får dermed overblik over, hvilke processer der bliver nemmere og automatiseres.
Håndter data fra eksterne leverandører
Med Power Automate kan du nemt modtage data fra eksterne leverandører og gemme det de rigtige steder - uden manuelle arbejdsgange.
Det kan være i forbindelse med opdatering af en vare- eller prisliste, der tidligere skulle rettes manuelt. Det sker automatisk i Power Automate.
Det kan også være berigelse af data. Hvis du indtaster data - men gerne vil inkludere mere data fra internettet, kan Power Automate hente dataene på nettet og fylde dem ind i de rigtige felter. Nemt og effektivt.
On/off boarding af medarbejdere med Power Automate
I har sandsynligvis også on- og off boarding af nye medarbejdere?
Der kan let opstå udfordringer og miskommunikation. It-medarbejderen kan ikke sætte en computer op, hvis der ikke er et skrivebord, medarbejderen skal oprettes i interne systemer, der skal sørges for blomster, udlevering af materiale osv. Derefter skal der følges op; er opgaverne løst?
Udfordringerne kan løses med et onboarding flow, der udfører opgaverne i den rækkefølge, de defineres og ikke går videre, før de er udført.
Lad mig tage dig gennem et eksempel:
Når en ny medarbejder starter, starter der også et flow.
Der skal udfyldes en form med de data, der skal bruges. Det kan for eksempel være medarbejderens mail, telefon der skal bestilles, skrivebord der skal gøres klar, computer og skærme m.m.
Herefter sendes en mail, så tingene kan bestilles hjem.
Når tingene er ankommet, sendes der besked tilbage til systemet, der sender en mail til den ansvarlige, der sætter bordet op.
Når der klikkes OK, får it-medarbejderen en mail og kan sætte computer og skærme op.
Det sidste led er HR, som modtager en mail om, at alt er klar til den nye medarbejder.
De samme principper gælder, når en medarbejder stopper; der indtastes, hvilken dato personen stopper. Den dag vil der blive sendt besked til for eksempel it, der informeres om, at adgangen skal lukkes.
Marketing Automation
Sælgere elsker leads, og derfor er Marketing Automation et uvurderligt værktøj.
Med Marketing Automation sættes der et mail-flow op med foruddefinerede regler, så der sendes mails på bestemte tidspunkter … og det kan skræddersys ud fra dine præferencer og ønsker.
Du kan selvfølgelig selv bestemme, hvad der skal stå i de mails, der sendes, hvor mange der skal sendes og på hvilke tidspunkter.
Marketing Automation sker ofte på tværs af Marketing-afdelingen og Salgsafdelingen.
Godkendelses-flow fra lederen
Vi vil selvfølgelig alle sammen gerne bruge vores tid på den allerbedste måde og mest effektivt.
De færreste ledere – jeg har mødt – elsker godkendelses anmodninger på ferie, udlæg for brug af firmakortet osv. Det er ofte manuelle og tunge processer, hvor lederen skal minde medarbejdere om at aflevere bilag, registrere ferie … vi springer lige en uge frem.
Medarbejderen har gjort det hele, og nu starter den manuelle proces, hvor alt skal meldes tilbage til løn og HR. Efter en uge skal lederen huske at sende det hele videre til de rigtige personer i virksomheden - før hun/han igen kan vende tilbage til de sjove leder-opgaver.
Med Power Automate automatiseres hele processen. Lige fra de data medarbejderen indberetter, indtastning i flere systemer … til påmindelse.
Det frigiver tid, sparer dig for frustrationer og skaber overskud til andre opgaver.
Typer af automatiseringer med Power Automate
Arbejder du med datakonvertering? Dine processer kan automatiseres.
Konvertering af data – uanset kilde: Hvis du for eksempel modtager data i en excel-fil, men kun skal bruge nogle af dataene, kan Power Automate sortere overflødige data fra og levere det, du skal bruge i et læsevenligt og overskueligt format.
Underretning om ændringer: Du får en mail, når der sker ændringer på for eksempel din SharePoint liste. Det kan være en opgave, der skifter status, og derfor kræver handling fra bestemte personer.
Business Central flows
Business Central giver dig en række muligheder for at bruge Workflow og Microsoft Power Automate.
Der er foruddefinerede skabeloner for Workflows i din Business Central – de bruges for eksempel til fakturagodkendelse, godkendelse af finanskladder, debitor, kreditor osv.
Du kan også synkronisere udvalgte tabeller på feltniveau på tværs af flere regnskaber – via din Business Central
Af Jesper Thorup, Systemkonsulent hos JCD A/S
