Automatiser dig til en nemmere hverdag
Manuelle handlinger, registreringer og processer er noget de fleste kender til i deres hverdag – men sådan behøves det ikke at være. Hos JCD hjælper vi vores kunder med at automatisere arbejdsgange og processer og dermed minimere manuelt arbejde i fx ERP-systemet, Excel eller et helt tredje system.
Vi har her samlet 5 ting, vi mener, du med fordel kan automatisere i din hverdag og dermed få en lettere og effektiv hverdag med mindre manuelle processer og arbejdsgange.
1) Applikation til uddeling af opgaver
Uddeling og registreringer af opgaver kan være besværligt, ineffektivt og med meget kommunikation frem og tilbage.
Med en Field Service app kan der nemt uddeles opgaver til en kollega, hvor kollegaen kan se, registrere og dokumentere sit arbejde i en app på mobil eller tablet.
Field Service løsninger kan ofte forbindes med et ERP-systemet, SharePoint eller noget helt tredje. På den måde er alle opgaver og efterfølgende registreringer samlet et sted uden behov for timesedler, scannede dokumenter eller lignende.
2) Dokumentation
Mange kender til at skulle dokumentere arbejdsprocesser og opgaver – fx ude hos en kunde.
Du bør overveje at automatisere arbejdet, fx ved at få en applikation der kan stå for arbejdet. Løsningen bør være synkroniseret med de systemer, der skal bruge dokumentationen; et mediearkiv, regnskabssystem eller noget helt tredje.
Dermed skal medarbejderne kun sørge for at foretage selve dokumentationen.
3) Applikation til time- eller materialeforbrug
At registrere fx time- og materiale-forbrug kan ofte være forbundet med meget manuelt arbejde. Timesedler der skal indhentes fra de rette, og fakturaer der skal tilknyttes den rette kunde eller opgave.
Ved at give de relevante medarbejdere mulighed for selv at registrere timer og materialer på et projekt, ordrer eller kunder, mindsker du dit manuelle arbejde og får et samlet sted til dine timeregnskaber og materiale-forbrug.
4) Planlægning med hjælp fra integrationer
Planlægning kan ofte være besværligt, tidskrævende og omkostningstung.
Du kan ofte få integreret dine eksisterende løsninger; Excel, vagtskemaer og lignende med en løsning der kan hjælpe og planlægge dine opgaver for dig.
Mulighederne for hjælp til planlægning er ofte gode – blot kilden til data er der. Det kunne fx være vagtplanlægning eller anden koordinering af ressourcer eller materialer.
5) De opgaver du udfører mest
Mange har et Excel-ark, vagtskema, email eller andre opgave der løbende skal registreres, opdateres og ajourføres.
Typisk er det informationer, der opdateres fra et andet sted; dit regnskabssystem eller et eksternt system.
Vi anbefaler, at du undersøger muligheden for at integrere jeres eksisterende systemer i samråd med din it-afdeling. De fleste systemer giver mulighed for at videresende data på tværs af systemer, fx via en API eller anden integration.
Kom i gang allerede i dag ...
Mulighederne for automation er næsten uendelige, og de fleste moderne systemer kan i dag udveksle data, udføre handlinger og forbindes til andre systemer - måske endda med ganske få klik.
Undersøg mulighederne med din it-afdeling allerede i dag. Du er måske ikke langt fra at være i gang med at automatisere din hverdag.
