Bila Group Case 2
MODERN WORKPLACE

WorkPoint 365 til BILA Group

JCD har leveret WorkPoint 365 til BILA Group. WorkPoint har løst BILA Groups udfordringer med gennemsigtighed i forbindelse med oprettelse, vedligeholdelse og opdatering af leverandøraftaler.

Før vi fik WorkPoint 365, havde vi ikke ét centralt sted, hvor alle leverandøraftaler var samlet. Desuden var udfordringen, at det ikke var alle i virksomheden, der havde adgang til gældende aftale med en given leverandør – og hvis de havde adgang, manglede de overblikket.

WorkPoint 365 giver os netop det, vi manglede. Nu har vi hurtigt overblik over, hvilke leverandører vi har en aftale med, og så har brugeren let adgang til ét samlet overblik.
Carsten Johansen Strategic Purchaser hos BILA Group

Om BILA Group

BILA Group leverer robotteknologi til fremtidens industri. Virksomheden har leveret mere end 2.000 løsninger til det europæiske - og amerikanske marked inden for forskellige industrier.

Virksomheden blev grundlagt i 1988, og lige siden har BILA Group hjulpet sine kunder med produktionsoptimering gennem automatiseringsløsninger – typisk via industrirobotter.

BILA Group opererer inden for 6 forretningsområder: fødevarer, montage, vindenergi, fremstilling, logistik og service og support. Det betyder, at de har en del aftaler og leverandører, der kræver opfølgning.

Det er her, WorkPoint 365, som JCD har leveret til BILA Group, kommer ind i billedet.

Leverandører og aftaler er samlet i WorkPoint 365

BILA Groups store udfordring var, at de ikke havde et centralt sted, hvor alle leverandøraftaler for hele BILA Group var samlet.

Inden BILA Group fik WorkPoint 365, udfyldte de manuelt en skabelon, når en aftale skulle oprettes. Derudover var der en del opfølgning i forhold til, om aftalen var kommet i hus, og om alle relevante medarbejdere var informeret.

Den problemstilling imødekommer WorkPoint.

Bila Workpoint Leverandoeraftaler

Modulerne Leverandører og Aftaler tilgås nemt fra overblikket.

Bila Workpoint Virksomhedsdetaljer

Detaljer på leverandører kan nemt tilgås, mens stadier også kan følges.

JCD har konfigureret to moduler til BILA Group i WorkPoint 365. Nu har de et modul til Leverandører og et til Aftaler. Begge moduler fungerer som kartoteker, der har en relation, hvilket betyder, at en aftale har en leverandør fra Leverandørlisten relateret til sig.

Under Leverandører og Aftaler kan de fremsøge leverandører og aftaler vist som tabeller direkte i WorkPoint. Alle aftaler har også en individuel side med yderligere informationer om selve aftalen – her er det også muligt for BILA Groups medarbejdere at dele dokumenter, øvrige aftaler, korrespondancer, mails mm. på selve aftalen. Desuden kan de redigere data direkte i tabellen fremfor at klikke ind på hver aftale. Det gør, at de sparer tid, når der er opdateringer.

Bila Workpoint Oprettelse Af Aftale

Sådan oprettes en aftale i WorkPoint.


Selve listen af aftaler giver BILA Group overblik over, hvem der er teamet på en løsning, og hvem der er kontaktpersoner på aftalerne.

På den måde løser WorkPoint 365 BILA Groups udfordring med, at det ikke var alle i virksomheden, der havde adgang til en gældende aftale med en given leverandør. Og hvis de havde adgang, manglede de overblikket.

Skabelonbibliotek frigør tid og ressourcer

JCD har oprettet et Skabelonbibliotek, der gør det nemt at lave en kontrakt eller en aftale.

I praksis sker det ved, at der genereres et aftaledokument, som henter en skabelon, hvor alle informationer udfyldes automatisk. Derefter konverteres skabelonen til en word-fil og en pdf. Informationer og stamdata om aftalen, eller den virksomhed aftalen er lavet med i tabellen i WorkPoint, udfyldes automatisk, når en aftale genereres. BILA Group kan have lige så mange dokumentskabeloner, som de ønsker, og de kan selv oprette dem.

Skabelonbiblioteket giver et hurtigt overblik over, hvilke leverandører BILA Group har en aftale med. Desuden har brugerne let adgang og ét samlet overblik.

Bila Workpoint Gem Dokument

Det er muligt at vælge forskellige dokumenter i Dokumentbiblioteket.

 

Dokumentation og arkivering i WorkPoint Express

Udover WorkPoint 365 har BILA Group også fået WorkPoint Express.

WorkPoint Express gør det muligt for medarbejderne at arbejde direkte i Outlook, Word eller Excel. Med andre ord arbejder de i velkendte løsninger.  

WorkPoint Express har drag n’ drop. Det betyder for eksempel, at en mailkorrespondance nemt kan trækkes direkte fra Outlook og gemmes på en aftale i WorkPoint. I BILA Groups tilfælde fungerer løsningen som en genvej til arkivering, vidensdeling og dokumentation. Det sikrer gennemsigtighed for virksomheden, og data går ikke tabt.

På den måde går der heller ikke viden tabt, da det gemmes i WorkPoint og ikke i medarbejderens Outlook-indbakke. Viden og data er synlige for alle relevante medarbejdere hos BILA Group.

Brugerrettigheder og adgange i WorkPoint

WorkPoint er konfigureret, så BILA Group selv kan administrere brugerrettigheder og adgange til løsningen. Det styres via Azure Active Directory med et Power Automate flow, der replikerer rettighederne til SharePoint og WorkPoint.

Dermed kan It afdelingen hos BILA Group selv styre al adgang til løsningen - og det gør de gennem et velkendt system for dem; nemlig Azure Active Directory (AAD).

Besøg BILAs website

WorkPoint 365 har løst BILA Groups udfordringer med gennemsigtighed i forbindelse med oprettelse, vedligeholdelse og opdatering af leverandøraftaler.

Nu har de komplet overblik og adgang til leverandøraftaler – og de ligger ét samlet sted.

 

Vil du høre mere om de løsninger, vi har leveret?

Skriv dig op formularen og bliv kontaktet af JCDs specialister hurtigst muligt for en gennemgang af dine muligheder.

Bliv kontaktet af JCDs specialister

For at vi kan kontakte dig, er vi nødt til at gemme og behandle dine oplysninger. Du kan altid bede om indsigt i, hvilke data vi opbevarer om dig, ligesom du kan bede om at få dem slettet. Læs vores privatlivspolitik.

Måske du er interesseret i en anden case?