Planlægning af bemanding og ressourcer hos Billund Airport med Power Apps

Microsoft Power Apps til Billund Airport

Digitalisering af personalehåndtering

Hos Billund Airport er sikkerhed og de rigtige medarbejdere og kompetencer altafgørende, når lufthavnens ca. 4 mio. passagerer hvert år skal hjælpes godt videre på deres rejse.

Billund Airport betjener mere end 60 flyselskaber, der i gennemsnit har 3000 starter og landinger hver måned. Hvert enkelt flyselskab stiller en række krav til lufthavnen - herunder hvilke medarbejdere og hvilke kompetencer / uddannelse der skal være i forbindelse med indtjekning af passagerer i gaten.

Derudover er der forskellige krav til, hvornår indtjekningspersonalet skal være ved gaten; nogle ønsker 60 minutter, mens andre har krav om 120 minutter før afgang. 

Billund Airport har ca. 130 medarbejdere med forskellige kompetencer, uddannelse og arbejdstider - som daglige skal fordeles ud over de indtjekninger, der er i løbet af dagen.

Tidligere blev denne fordeling styret manuelt med hjælp fra lufthavnens vagtplan-system og et Excel-ark.

JCD har hjulpet Passenger Handling i Ground Handling Billund Airport med at digitalisere netop dét puslespil, så tilgængelige medarbejdere med de rigtige kompetencer og uddannelse kan fordeles korrekt ud på de daglige afgange - til de rigtige tidspunkter.

Fra papir i hånden og Excel-ark til to apps i Microsoft Power Platform

Billund Airport er på mange måder en digital virksomhed og har mange digitale processer; check-in-automater, self-service, e-gates og lignende.

I vagtplanlægningen, og overdragelsen heraf, var processerne tidligere knap så digitale. Den daglige planlægning af personale og ressourcer foregik primært ved, at et hold af vagtplanlæggere administrerede timer, vagter og fordeling af ressourcer i Excel-ark, der så efterfølgende blev printet og givet til personalet.

Billund Airport ønskede en applikation til personalets mobiltelefoner, så overdragelsen blev mere digital, mere fleksibel og altid opdateret.

JCD har udviklet to apps i Microsoft Power Apps og Microsoft Dataverse, der spiller sammen med Billund Airports øvrige software-miljø og Microsoft produkter. Løsningen har flere eksterne API kald til fx offentlige registre over flyafgange. Desuden er appen integreret med lufthavnens vagtplaner, der indeholder mødetider og kompetencer på de enkelte medarbejdere.

Da løsningen er udviklet i Microsoft Power Apps, giver det lufthavnen en platformuafhængig løsning, der både kan eksekveres på smartphone, tablet og PC - og dermed se hvilke gates de skal være ved og hvornår, uanset hvilken enhed de har.

Billund Airport har fået udviklet to applikationer; en til administration, hvor alt planlægningen foretages fra - og en til personalet, der giver et overblik over, hvilke gates personalet skal være ved - og hvornår. 

I dag bruges løsningen af det administrative personale på PC, mens Ground Handling personalet bruger deres mobiler til at se applikationen. Gate-personalet kan se daglige noter fra administrationen, vise korrekte gates, hvor de skal være og se relevante oplysninger om flyvningen og rejsen. 

Implementeret blandt personalet på under 14 dage

Forandringer kan  være svære, og nogle kan frygte, hvad nye teknologier, arbejdsopgaver og rutiner kan gøre for deres arbejde og hverdag.

Ground Handling Billund Airport havde i 10-15 år manuelt foretaget vagtplanlægning og ressourcefordeling, og for flere medarbejdere var der en tryghed forbundet med at have et stykke papir i hånden - det var de vant til.

"Personalet kan acceptere eller tager ejerskab – og det har været vigtigt for mig, som leder, at vi skal operere med, at det ikke kun skal være accept, for så kan det være stiltiende modstand. Det skal være ejerskab. Og det kan vi se, at de rent faktisk synes, at det er fedt, og de ønsker at være en del af videreudviklingen af produktet, som kan lade sig gøre med JCD" udtaler Johnny Worum, afdelingschef i Billund Airport.

Applikationen er blevet taget godt imod blandt medarbejderne, og appen var fuldt implementeret blandt medarbejderne på under 14 dage.

Sådan fungerer løsningen

Ground Handling Billund Airport ønskede et system, der kunne matche virksomhedens rullende vagtplaner med tilhørende uddannelses-oplysninger og flyselskabernes krav og ønsker. Tidligere foregik det i Excel, men lufthavnen ønskede en mere effektiv og digitaliseret løsning.

Hver måned har Ground Handling Billund Airport følgende, der skal matches:

• 3000 starter og landinger
• 60 flyselskaber med hver deres krav til antal medarbejdere ved gaten, uddannelse og tider før afrejse
• 130 medarbedajdere der håndterer check-in
• Skiftende arbejdstider og vagtplaner
• 9 forskellige typer af uddannelse / kompetencer

JCD har udviklet en Microsoft Power App med en Microsoft dataverse database. Via et API henter appen alle ankomster og afgange til og fra Billund Airport - gennem SKY.

Power Appen præsenterer det administrative personale for alle ankomster og afgange de kommende 24 timer, hvor vagtplanlæggere og administration skal matche de rette medarbejdere med de specifikke afgange og flyselskabernes krav til uddannelse og kompetencer. 

Løsningen er integreret med Billund Airports vagtplaner, som er placeret i Lessor. Løsningen kan se, hvilke medarbejdere der er tilgængelige på en specifik dag gennem Lessor, og hvilke kompetencer og uddannelse medarbejderen har.

Herefter kan det administrative personale matche flyselskabernes krav og ønsker med de aktuelle starter og landinger med det personale, der er til rådighed.