Flere offentlige instanser er blevet svindlet internt i organisationen
I flere af sagerne i gennem de seneste år har svindlerne været betroede medarbejdere; medarbejdere med stor viden og adgang til ERP-systemet - for eksempel Dynamics NAV eller Business Central.
Heldigvis kan du selv gøre noget for at forebygge svindel i din virksomhed.
Her får du 4 gode råd til, hvordan du kan undgå svindel og bedrageri i din Dynamics NAV/Business Central.
1. Log hvem der ændrer kreditors bankoplysninger
Sørg for at det altid logges, når en medarbejder opretter eller ændrer betalingsoplysninger til dine kreditorer.
Sådan aktiverer du ændringsloggen i Dynamics NAV/Business Central
Søg efter ”opsæt af ændringslog”. Aktiver ændringslog. Vælg tabeller i arbejdsbåndet, og aktiver de tabeller du ønsker at logge ændringer og sletninger på.
2. Hav to godkendere
Sørg for at du altid har mindst to medarbejdere til at godkende købsdokumenter og kreditnotaer.
Sådan finder du ud af om dine købsdokumenter bliver godkendt af mere end én.
Gå ind på et bogført købsdokument, find menupunktet Godkendelser under faktura.
Du får nu vist en liste over godkendelsesproceduren for dokumentet. Har du kun har én eller ingen linjer anført med Status eller Godkendt, så har du en potentiel risiko for at blive svindlet.
3. Multi-faktor godkendelse til Windows og ERP
Windows er tit en direkte adgang til virksomhedens systemer - herunder økonomisystemet. Medarbejderen kan dermed administrere køb og betalinger.
Sørg for at du har to-faktor godkendelse på brugerlogin til Windows og Microsoft Dynamics NAV/Business Central.
Sådan ved du, om du har to-faktor godkendelse:
Log ind fra en ”ny” PC. Hvis systemet beder dig om at bekræfte dit login – enten via email eller sms, så har du to-faktor godkendelse.
4. Ryd op i dine brugere
Sørg for at du har styr på præcis hvem, der har adgang til dine systemer, så gamle brugere ikke kan misbruges.
Sådan ser du hvem der har adgang til NAV/BC:
Find siden Brugere under søgemenuen. Her finder du alle brugere, der har og har haft adgang til dit system.
Gennemgå listen og kontroller at det kun er de medarbejdere og leverandører, der skal have adgang, der har indstillingen State: Enabled
Føler du dig usikker på, om dine systemer gør det nemt at svindle og bedrage?
Kontakt JCD A/S på telefon 70 12 00 03 og book en konsulent til gennemgang af dit ERP-system.
