Af: Nikolaj Guldhammer, Rådgiver inden for it-infrastruktur og Modern Workplace, JCD A/S
Artiklen er oprindeligt bragt på LinkedIn
"Min virksomhed er for lille til at udnytte Power Apps", "en virksomhedsudviklet applikation, det er dyrt" eller "drift og vedligeholdelse er dyrt" …
Dette er blot nogle af de indvendinger, jeg møder som det første, når jeg sammen med min kunder taler ind til mulighederne med Power Apps. Disse indvendinger udfordrer jeg løbende - først en god historie fra et rigtigt brugsscenarie.
Jeg blev kontaktet af én af mine kunder, da de havde svært ved at indsamle og genfinde dokumentation, en udfordring som jeg ofte oplever.
Kunden er en kæde af autoværksteder.
Udfordringen var, at værkførerne og mekanikerne ikke havde ét sted (på tværs af lokation og funktion i virksomheden) at indsamle og lagre dokumentation fra testmaskiner og udskrifter vedrørende kundesager.
Det betød, at mekanikerne brugte lang tid på at genfinde testrapporter, hvis samme kunde skulle have foretaget en ny test. Værkførerne brugte lang tid på at navigere mellem mekanikerne for at finde testrapporter, hvis kunden ringede ind og havde spørgsmål. Alt i alt, ved daværende setup, blev mange led i organisation forstyrret, hver gang der skulle genfindes dokumentation ... og det tog lang tid.
Hvad løsningen samt hvilke værktøjer fra Office 365 der blev brugt til at løse udfordringerne, det vender jeg lige retur til senere.
Power Platformen
Power Apps er en del af Microsofts Power Platform, som består af følgende værktøjer; Power Apps, Power Automate og PowerBI.
Power platformen er bygget til, at du kan analysere data (PowerBI), bygge løsninger (Power Apps) og automatisere processer (Power Automate) på tværs af hele jeres organisation.
Power Apps - hvad, hvordan og hvorfor?
Power Apps findes i 3 versioner; Power Apps Canvas App, Power Apps Portal og Power Apps Modeldriven.
I denne artikel vil jeg omtale Power Apps Canvas App og Power Apps Portal og Power Apps Modeldriven vil komme i hhv. artikel 2 og 3 i den kommende tid.
Microsofts budskab, uanset hvilken af de 3 løsninger du vælger, er at det er ’no-code’ og ’man’ sagtens selv kan gå i gang. Det er dog ikke vores erfaring, specielt ikke med Portal og Modeldriven.
Fælles for alle er, at Power Apps gør det muligt for din virksomhed at få alle til at bruge app’en.
De fleste af de løsninger jeg har været med til har haft fokus omkring at indsamle dokumentation fra medarbejdere, som virksomhederne normalt ikke har fat i, og som ikke sidder bundet til en computerskærm, som os andre.
Dette er en mulighed for at få fange ’blue-collar-workers’.
Power Apps til Canvas Apps er inkluderet allerede fra Office 365 F1 og Microsoft 365 F1 licenserne.
Power Apps fungerer på tværs af enheder; PC, Tablets og Smartphones.
Power Apps Canvas Apps
Dette er umiddelbart den mest anvendte metode og den metode, som du selv kan ’gå i krig’ med.
Kort fortalt skal du ikke have en Cand.alt.it for at gå i gang med din første App.
Følg mine råd til hvordan du kommer i gang længere nede.
Mulighederne med Power Apps Canvas Apps er mange. Det er fantasien og din virksomheds behov, der sætter grænsen. Nedenfor har jeg samlet en kort - ikke udtømmende - liste.
Opsamling af billeddokumentation – direkte til SharePoint
Registreringer af dokumentation – direkte til SharePoint eller ERP
Tidsregistrering – hentes/sendes direkte til jeres ERP
Sagshåndtering – send sagerne ud til jeres medarbejdere i marken og lad dem registrere ind
Registrering af udlæg for medarbejdere
App med virksomhedens kontaktpersoner
Besøgs- eller møderapporter
Fra Canvas Apps kan du starte på 3 måder
1. Blankt Canvas: Et helt blankt canvas og derfra udarbejde din app. Den mere avancerede metode. Her skal der meget konfiguration til, og du skal fra start have en klar ide om hvordan app’en.
Med andre ord; der er fri leg, og du kan egentligt starte småt og ende stort.
2. Fra data: Dette er min anbefaling og den metode, vi faktisk udvikler de fleste af vores virksomhedsspecifikke apps ud fra.
De fleste af vores nuværende løsninger baserer sig på:
Data fra Business Central til Power Apps
Data fra SharePoint til Power Apps
Eller en kombination af begge.
3. Fra en skabelon: Microsoft udvider løbende deres skabelonbibliotek, og for jer der PowerAutomate og deres skabelon bibliotek, fungerer det meget på samme måde.
Start fra data
Grunden til at vi oftest starter fra data er, at vi har et klart udgangspunkt i, hvad vi gerne vil indsamle af data. Vi mangler egentligt blot en nem og let tilgængelig måde at oprette, redigere eller tilføje data = PowerApps Canvas App.
En anden fordel ved at starte fra data (specielt i SharePoint og Excel) er, at der på baggrund af eksempelvis en SharePoint liste nemt kan oprettes en app. Power Apps dimensionerer hele appen fra start. Derfra er der ikke langt til en fase 1 (MVP (minimal viable product)) version af app’en.
Hvad blev løsningen til Autoværkstedet?
For at kunne starte fra data var vi nødt til at finde ud af, hvilken information der skulle indsamles.
Herefter udarbejdes en SharePoint liste, hvor al informationen skulle lagres. Det gav autoværkstedet en fælles platform med adgang på tværs af funktion og lokation.
Power Apps App’en (med eget firmalogo) blev udarbejdet og præsenteret for værkførerne og et par enkelte mekanikere.
Investeringen for Autoværkstedet har været på et niveau, hvor jeg ser virksomheder i alle størrelser kan være med. Dette gælder såvel økonomisk som de ressourcer, der skal bruges på workshop(s) og uddannelse af brugere og idriftsættelse.
Alle mekanikere har nu installeret en app på deres telefoner og på alle testmaskiner. Fra app’en kan alle mekanikere nemt indtaste og uploade dokumentation - testdokumentation, kundeoplysninger og billeddokumentation og direkte fra telefonen.
Værkførerne, som før havde svært et at genfinde dokumentation, har nu nem adgang til at fremsøge og arbejde med dokumentation via en central SharePoint liste.
Office 365 værktøjer benyttet til denne løsning;
SharePoint
PowerApps
Power Automate
Licenser benyttet
Office 365 F1
Kort opsummeret udbytte for autoværkstedet
Registrering af dokumentation er gjort nemt og smart
Nemt at genfinde dokumentation og det er nu fuld søgbart – på flere kriterier end tidligere
Mekanikere og værkfører sparer hver dag tid
Forbedret kundeservice da alle medarbejdere nu nemt kan svare på spørgsmål vedrørende tidligere udført arbejde
Er du interesseret i løsningen, eller har du spørgsmål?
Kontakt JCD A/S
Telefon 70 12 00 03
