Er jeres kontraktstyring præget af manuelle arbejdsgange, e-mails og filstrukturer i SharePoint og Teams?
Det kan desværre koste tid, øge risikoen for fejl og udfordre compliance.
Sådan behøver det ikke at være.
Når overblik, ansvar og versioner forsvinder i hverdagen
Du kender det måske fra hverdagen; Forkerte kontraktversioner. Manglende overblik. Usikkerhed om, hvem der har ansvaret, og hvor den gældende kontrakt egentlig ligger. Når kontrakter ligger spredt i mapper og personlige indbakker, er det svært at sikre ensartede processer og et fælles overblik. Selv små fejl kan få store konsekvenser.
WorkPoint 365 Kontraktstyring kan styre det for dig. Løsningen samler kontrakter, processer og dokumentation ét sted og skaber struktur, automatisering og tryghed i hele kontraktens livscyklus.
Udfordringer ved traditionel kontraktstyring
Når kontrakter håndteres i flade filstrukturer eller via e-mail, kan der opstå udfordringer som:
Flere versioner af samme kontrakt i omløb
Manglende overblik over status og ansvar
Usikkerhed om, hvor kontrakter er arkiveret
Det kan resultere i ineffektive arbejdsgange, ekstra manuelt arbejde og manglende compliance.
Struktureret kontraktstyring med WorkPoint 365
WorkPoint 365 er bygget på Microsoft 365 og sikrer din virksomhed en struktureret tilgang til kontraktstyring. Kontrakter organiseres i dedikerede områder med metadata som fx kontrakttype, virksomhed, ansvarlig og status.
Det sikrer ensartethed, og gør det nemt at finde dokumenter og information på tværs af din organisation.
Spar tid og reducer fejl med processtyring
WorkPoint 365 understøtter dit arbejde med kontrakter med automatisering og processtyring. Løsningen håndterer bl.a.:
Versionsstyring og godkendelsesflows
Automatiske notifikationer og opgaver
Procesunderstøttelse, der guider brugeren trin for trin
WorkPoint 365 er integreret med Microsofts andre værktøjer
En af de klare fordele ved WorkPoint 365 er integrationen med Microsofts andre værktøjer. Det betyder nemlig, at dine medarbejdere arbejder i de løsninger, de kender og bruger. Det er fx Outlook, Teams og Power Platform.
WorkPoint 365 sikrer, at kontrakter, dokumenter og e-mails arkiveres korrekt og struktureret i baggrunden. Med Outlook add-in kan e-mails og vedhæftede filer arkiveres direkte på kontrakten, så vigtig kommunikation ikke forsvinder i medarbejdernes indbakker.
Hvordan sikres ensartede kontrakter med skabeloner og stamdata?
Med WorkPoint har du centralt administrerede skabeloner, der sikrer, at oplysninger automatisk flettes ind i dokumenterne. Det giver ensartede kontrakter i jeres eget sprog, og I sparer tid i oprettelsesprocessen.
Godkendelsesflows kan sættes op, så de kører automatisk, fx baseret på rabat-niveau, så kontrakter altid sendes til de rigtige beslutningstagere.
WorkPoint 365 integrerer med Addo Sign, så kontrakter nemt kan sendes til digital underskrift. Når dokumentet er underskrevet, arkiveres det automatisk korrekt i løsningen - uden du skal gøre noget.
Løsningen implementeres med virksomhedens egne navne, stamdata og begreber og kan startes i én afdeling med mulighed for senere udvidelse.
Er du interesseret i, hvordan WorkPoint 365 kan skabe overblik og tryghed i jeres kontraktarbejde? JCDs specialister er klar til at give dig en demo af løsningen.
