Danske virksomheder har for alvor taget cloud-baserede løsninger til sig ... Microsoft Office 365 er ingen undtagelse.
Office 365 har gjort hverdagen nemmere, hurtigere og mere fleksibel - både når du skal arbejde i fælles dokumenter, kalender, mails og meget andet.
Men har du styr på alle mulighederne?
Vi har samlet 5 tips, du helt sikkert kan bruge i din hverdag.
1 Outlook kan effektvisere din dagligdag
De fleste har en tætpakket outlook-kalender med møder, opgaver og projekter.
Microsofts produktteam anbefaler, at vi bliver bedre til at blokere ledig tid - inklusiv de 10-20 minutter der nogle gange er mellem to møder eller opgaver. Vi kan blive bedre til at sætte tid af til daglige eller ugentlige faste aftaler - frokost, transporttid og lignende.
Derudover mener Microsoft produktteam heller ikke, at vi skal være bange for at gøre os selv utilgængelig, når vi skal udføre specifikke opgaver. Vi skal sørge for at skabe mere fokus på en specifik opgave, uden forstyrrende indkaldelser og lignende.
Med Outlook er det nemt at gøre sig selv utilgængelig. Det kan hjælpe dig med at overholde dine kalenderaftaler bedre end i dag.
2 Deling af noter er nemmere end nogensinde
Office 365 er fyldt med gode applikationer; Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams og SharePoint. De er alle sammen designet til at gøre hverdagen nemmere og mere produktiv.
Desværre er der ikke så mange af os, der bruger OneNote. Og det er en skam.
OneNote giver dig mulighed for at tage noter, i stedet for at skrive dem ned på en notesblok. Det er super nemt at dele dine noter og arbejde på tværs af kollegaer og enheder.
Brug OneNotes dele-funktion, hvis du vil have mulighed for at dele dine noter med dine kollegaer - for eksempel et mødereferat eller lignende.
Hvis du har OneNote på din mobil, er det også muligt at tage et billede af dine håndskrevne noter - for eksempel en post-it. Herefter ligger de digitalt til dine noter.
3 Gendan tidligere versioner af et dokument
Uanset om du arbejder i Word, Excel, PowerPoint eller lignende, er det nemt at få adgang til dine filer på tværs af enheder - hvis de gemmes på OneDrive eller SharePoint. Opret et dokument på din computer og fortsæt arbejdet fra din mobil eller tablet. Office 365 gør det nemt at dele og samarbejde om dokumenter med dine kollegaer.
Office 365 gemmer automatisk dokumentet, og giver dig mulighed for at gendanne tidligere versioner.
For at finde tidligere gemte versioner trykker du på Filer → Info → Vis - og vælger den version, du vil tilbage til.
4 Søgefunktionen i Office 365 er overset - men smart og effektiv
Uanset om du arbejder i Word, Excel, PowerPoint eller en anden Office 365 app, har du altid en søgefunktion lige ved hånden. Søgefunktionen er måske overset - men både smart og effektiv i hverdagen.
Søgefunktionen i Word, Excel, PowerPoint og de andre Office 365 apps giver dig mulighed for at søge på tværs af blandt andet indstillinger, funktioner, kommandoer og Microsofts online søgemaskine Bing.
Søgefunktionen gør det nemmere og hurtigere at arbejde og finde funktioner - hvis du for eksempel har glemt dem. Skal du indsætte et billede i dit dokument, men ikke kan huske hvordan du gør, kan du skrive "Indsæt billede" i søgefunktionen, og funktionen "Indsæt billede" vises i søgeresultatet.
Prøv selv; søgefunktionen ligger i toppen af dine Microsoft Office 365 applikation.
5 Backup af dine filer og dokumenter er ikke en selvfølge
Uanset om din virksomhed har valgt Microsoft 365 Business Basic, Business Standard eller Business Premium (Microsoft 365 E3, Microsoft 365 E5, Microsoft 365 F3) følger der lagerplads til fildeling med i din løsning.
Lagerpladsen kan bruges til at dele og gemme dine filer på. Vær opmærksom på, at der ikke automatisk laves backup - heller ikke af de filer du har gemt på din Office 365 løsning. Skulle det ske, at dine filer slettes eller på anden måde forsvinder, ja så er de tabt.
Sørg derfor at tage backup af dine vigtige filer og dokumenter. Eller kontakt din it-ansvarlige hvis du er i tvivl om, om der tages backup af dine filer og dokumenter.
Få backup af office 365 - til en fast månedlig pris
JCD A/S kan hjælpe din virksomhed med, at få backup af din Microsoft Office 365 løsning - for et fast beløb om måneden.
Vi har 30 års erfaring med it-infrastruktur og backup, og kender alt til hvor vigtigt det er at have et stabilt og sikkert miljø for dine medarbejders filer og dokumenter - også i dit cloud-miljø.
Du kan læse meget mere om Office 365 backup her - og hvad vi kan gøre, for at sikre dig optimal sikkerhed af filer og vigtig data.
