Opgradering fra Dynamics NAV til Business Central hos Aalborg Kongres & Kultur Center

En god styring over opgraderingsprocessen

Aalborg Kongres & Kultur Centers har været glade for opgraderingsprocessen og ikke mindst måden opgaven har været styret og planlagt på.

Opgraderingsprocessen startede med en workshop over et par dage, hvor Aalborg Kongres & Kultur Centers eksisterende system blev gennemgået, herunder hvilke funktionaliteter virksomheden var glade for, og hvad de ønskede overført til Business Central. 

Aalborg Kongres & Kultur Center er ikke en klassisk produktionsvirksomhed og har nogle økonomistyringsmæssige forhold, der blev håndteret, og som virksomheden fik god sparring på;

"Projektet gik som planlagt. Vi fik godt overblik over, hvilke opgaver der skulle løses. Derudover fik vi gode tidsestimater på opgaven, så vi kunne til- og fravælge, hvad der skulle med i opgraderingen. Vi havde en dygtig projektleder og et godt projektstyringssystem, så det var nemt for os at følge med i processen, og vi vidste hele tiden, hvor vi var."  Lisbeth Vibestrup, CFO hos Aalborg Kongres & Kultur Center.

Business Central har givet effektiviseringer og automatiseringer

Aalborg Kongres & Kultur Center afholder over 100 kulturarrangementer om året, hvilket tidligere medførte mange manuelle arbejdsgange, processer og posteringer, når fx indtægter og udgifter skulle bogføres.

For når et event, arrangement, konference eller en stor koncert skal afholdes, er der typisk en lang række følgeomkostninger i månederne forud for eventet, hvilket kan give en skævvridning i forholdet mellem omkostninger og indtægter i rapporteringsøjemed.

Med hjælp fra JCD blev der gennem en række automatiseringer lavet sådan, at alle omkostninger til et arrangement hensættes til afholdelsesdatoen, så omkostninger og indtægter driftsføres korrekt, og i den måned hvor et arrangement afholdes. På den måde giver omkostninger og indtægter et mere retvisende billede.

Tidligere foregik arbejdet manuelt og med mange manuelle posteringer. I dag er arbejdet automatiseret så der skal ikke længere foretages manuelle omposteringer og opsamlinger af omkostninger og indtægter når arrangementer, events og kongresser afholdes. 

Det har sparet Aalborg Kongres & Kultur Center for meget tid i bogholderiet.

Forbedret ajourførsel af ind- og udbetalinger med Payment Management

Tidligere gjorde Aalborg Kongres & Kultur Center brug af bankfiler, når der skulle foretages indbetalinger, udbetalinger og bankafstemninger.

I dag er det manuelle arbejde overtaget af løsningen Payment Management fra Continia.

Med Payment Management opnår virksomheden en markant højere sikkerhed i deres betalinger, da ingen manuelt kan tilgå eller rette betalingsfiler. Kommunikationen foregår direkte fra Business Central til virksomhedens bank. Det øger sikkerheden og minimerer risikoen for besvigelse i bogholderiet.

Med Continia Payment Management er det slut med at sidde manuelt med bankafstemninger - det foregår nu automatisk. Payment Management fra Continia finder selv ind- og udbetaling fra banken, og matcher dem med de posteringer, der er foretaget i Business Central.

Det vurderes, at Continia Payment Management kan automatisere 90% af alle indbetalinger og udbetalinger, så virksomheden ikke længere manuelt skal kontrollere, om en indbetaling er foretaget eller ej.