Det rigtige program gør det nemt at styre dine kurser
Der findes et hav af gode softwareløsninger til kursus- og eventvirksomheder - også mange gode.
Men hvad skal det helt rigtige program egentlig kunne, for at du får en nem og moderne administration af dine kurser?
For af drive en effektiv kursusvirksomheder kræver det de rigtige processer og funktioner - og du skal selvfølgelig have et system, der kan holde styr det hele.
Her får du JCDs specialisters bud på, hvad du skal lede efter i et godt og effektivt system til kursusadministration.
1. Frigiv tid fra personalet – undgå manuelle processer i din kursusadministration
Administration af kurser er en stor opgave, og involverer mange mennesker og samarbejdspartnere.
Derfor er det vigtigt at finde en løsning, der kan varetage så mange af jeres opgaver omkring et kursus som muligt. For på trods af at der findes rigtig mange gode kursusadministrations-løsninger, rummer de ikke nødvendigvis præcist de opgaver og automatiske processer, din virksomhed har brug for.
Sørg for at vælge en løsning der kan frigive tid for dit personale. Og sikr dig at der er automatiseringer og integrationer til jeres andre systemer.
2. Integration mellem dit ERP og kursus program
I de fleste virksomheder er ERP-systemet kernen i alt, hvad virksomheden gør. Det indeholder de vigtigste finansielle data og transaktioner.
Ved at vælge en løsning til kursusadministration med integration til for eksempel Dynamics NAV eller Business Central kan du frigøre tid, undgå manuelle indtastninger, sætte fakturering på autopilot og have alle nødvendige tal og statistikker - lige ved hånden.
Uanset hvor stor en integration du ønsker mellem din ERP og din kursus-løsning, anbefaler vi, at du får en løsning hvor muligheden er der.
3. En kursus administrations løsning du kan vokse med
Hvis din virksomhed er på udkig efter ny løsning til at administrere jeres kurser og arrangementer, overskygger ét godt råd alle andre: få afdækket jeres behov, og husk at det kan ændre sig.
Uanset hvilken ny løsning du er på udkig efter, er det altid vigtigt at få afdækket dit behov; hvad skal systemet kunne, hvilke integrationer har vi behov for osv. ...
En ideel kursus-løsning er skalerbar … så den kan udbygges, og du kan tilføje funktioner. De primære funktioner er oprettelse af hold og kursussteder, afviklingsgange, bilagshåndtering, kontrakter med undervisere, økonomi, aflysning af hold … altså funktioner der er med til at optimere driften af din kursusvirksomhed.
Men husk også at dit behov kan ændre sig ... har I samme behov om et eller to år? Hvor er virksomheden på vej hen, og passer det med hvad systemerne kan i dag?
4. Brugervenlighed er altafgørende
Arbejdsprocesserne kan være mange og kompliceret, når man driver kursus- og eventvirksomhed. Derfor skal dit system også være så brugervenligt som overhovedet muligt.
Det er vigtigt, at systemet har en nem og intuitiv brugerflade, der er let at lære. Du er sikkert ikke den eneste, der skal bruge systemet. Det skal også være nemt for dine medarbejdere og kollegaer - både at lære og at bruge systemet.
Manuelle indtastninger, kopiering fra et system til et andet, besværlig indtastning og navigation må ikke være en del af arbejdsprocessen, når der arbejdes med kursusadministration. Sørg for at vælge en løsning, der er så nemt, overskueligt og intuitivt så muligt.
5. Det skal være nemt - for både dig, dine kursister og kunder
At drive kursus- og event-virksomhed involverer mange parter, samarbejdspartnere, leverandører, medarbejdere og ikke mindst kursister og gæster.
Sørg derfor også for at tænke på dem, når du vælger en kommende løsning. For eksempel en nem og smidig tilmeldingsdel, der er intuitiv for alle parter; jer som virksomhed - og ikke mindst jeres kursister.
Sikr dig at hele tilmeldings-delen er nem og intuitiv – for både dig og dine kursister. Det skal være nemt at oprette hold, vise dem på dit website, tilmelde sig kurset og sidst min ikke mindst fakturering af dine kursister, så du kan følge økonomien for hvert enkelt hold.
Vælg et kursus program, der som minimum har følgende funktioner:
- Oprettelse af hold
- Vedligeholdelse af hold
- Oprettelse af forskellige afviklingsgange for hold
- Oprettelse af undervisere/instruktører/medarbejder
- Oprettelse af kursussteder
- Oprettelse af ressourcer
- Oprettelse af kontrakter til underviser
- Oprettelser af eventuelle særaftaler B2B
- Nem aflysning af hold og mulighed for at give besked via sms eller mail
- Se økonomi for det enkelte hold
- Se rapporter
- Lønindberetning
- Bilagshåndtering
