Hvad er Microsoft Copilot?
Forestil dig at have en personlig assistent i dine eksisterende Microsoft 365 applikationer; Word, Excel, Outlook, PowerPoint og Teams. En assistent, der kan hjælpe dig med at skrive tekster, tage noter, fortælle dig hvornår du har dit næste møde, hente data fra en anden kilde eller lave en PowerPoint-præsentation for dig.
Det er, hvad Microsoft Copilot kan.
Microsoft Copilot er såkaldt kunstig intelligens, Artificial Intelligence eller AI. De fleste fik for alvor øjnene op for AI, og hvad det kunne bidrage med, da ChatGPT gjorde sit indtog i 2022. Det er den teknologi, der nu er implementeret i de løsninger, mange virksomheder bruger i dag; Microsoft 365.
5 ting du bør være opmærksom på
Microsoft Copilot og AI har manges interesse - og med god grund. AI kan bidrage til mange ting i hverdagen og minimere arbejdsopgaver.
AI kommer dog også med en alvorlig udfordring; adgang, herunder begrænsning af adgang til data. AI er grundlæggende ikke klogere, end den data den har til rådighed hos virksomheden. Hvis Microsoft Copilot har adgang til for meget, risikerer du, at dine medarbejdere har informationer tilgængelige, de ikke bør have. Har Microsoft Copilot derimod adgang til for lidt, risikerer du, at I ikke får det fulde udbytte af løsningen.
Vi har her samlet 5 ting, du bør være opmærksom på i implementeringen af Microsoft Copilot.
1) Bare rolig - følsomme oplysninger lækkes ikke
Der har været flere historier om, at større organisationer har valgt at blokere medarbejders adgang til ChatGPT, efter medarbejderne har skrevet og delt følsomme oplysninger med chat-robotten, der efterfølgende har brugt informationerne som svar til andre brugere uden for organisationen. Det er kritisk.
Det sker ikke med Microsoft Copilot, da informationerne, som Copilot bruger, udelukkende foregår på jeres tenant og miljø blandt jeres filer og netværk.
Med andre ord bruger Microsoft ikke dine informationer og data til at træne eller forbedre Microsoft Copilot, som dermed ville kunne bruge informationen hos andre virksomheder.
Du kan naturligvis bede Microsoft Copilot om at hente informationer fra eksterne kilder; hjemmesider, eksterne dokumenter og lignende. Du kan også give Microsoft samtykke til, at AI-funktionerne deles med dem.
2) Administrator bør være opmærksom på tilladelser
Lige som du kender det fra dit øvrige Microsoft miljø, er det også administratoren af virksomhedens it-infrastruktur, der skal give adgang til Microsoft Copilot.
Det er ligeledes administrator, der skal give adgang til, hvilke dele af Copilot der må bruges. I optakten til at komme i gang med Copilot bør I gøre jer klart:
- Hvem skal have adgang til Copilot?
- Hvad skal der gives adgang til?
- Er Copilot nødvendig for alle medarbejdere i jeres organisation?
3) Skærpet krav til fil- og data-disciplin
Når der arbejdes med følsomme oplysninger og data i al almindelighed, er beskyttelsen af dem naturligvis vigtig.
Som virksomhed kan du opsætte regler og beskyttelse af dem - ofte er den største risiko for, at data lækkes, eller at forkerte får adgang til dem, den enkelte medarbejdere.
Derfor er det med implementeringen af Microsoft Copilot vigtigere end nogensinde før, at medarbejdere gemmer filer og dokumenter de rigtige steder, ellers risikerer du, at følsomme data pludselig er tilgængelige hos andre end dem, der ikke aktivt søger efter det.
Microsoft har fx deres sensitivity labels / følsomhedsetiketter.
4) Krav til en sikker datastruktur
Microsoft Copilot lyder for mange som et værktøj sendt fra himlen, men der er sikkerhedsrisici, der skal håndteres og tages stilling til. For Microsoft Copilot har nøglerne til din it-infrastruktur; dine filer, data, følsommer oplysninger og lignende på tværs af diske, placeringer og applikationer.
Derfor bliver det vigtigere end nogensinde før at have en organiseret datastruktur, datapolitik og ikke mindst korrekt datastyring. Har du ikke det, risikerer du at følsomme oplysninger om fx medarbejdere, løn, ansættelsesforhold og lignende er frit tilgængelig for øvrige medarbejdere.
Vi anbefaler, du til enhver tid tager fat i en professionel samarbejdspartner, der kan tage afsæt i dit miljø, før Copilot implementeres.
5) Copilot og GDPR
Vi får ofte spørgsmålet "er Microsoft Copilot GDPR compliant", og svaret er, at det er det, hvis den bruges korrekt. Løsningen overholder EU's datagrænseregler, hvilket sikrer, at EU-trafik fra løsningen forbliver inden for den angivne datagrænse. Løsningen overholder fx ISO/IEC 27018 om beskyttelse af personlige oplysninger i cloudmiljøer.
Læs mere om Microsofts egne oplysninger om beskyttelse af data og personlige oplysninger her.
Kom godt i gang med Copilot
Copilot er uden tvivl kommet for at blive, og værktøjet giver en lang række fordele, hvis man lærer den at kende - og ved hvad man skal bruge den til i det daglige. Mulighederne med Copilot er mange, men implementeringen af Copilot skal gennemtænkes - så virksomheden og de enkelte medarbejdere får det rette ud af værktøjet.
