Med udbredelsen af Microsoft Teams er det blevet sværere at have det fulde overblik. Læs med her og bliv klogere ...
Sådan får du styr på dine Microsoft 365 politikker, processer, databehandling, sikkerhed og adgange
Hvad er it-Governance?
It Governance er en drejebog eller handlingsplan, der bruges til at overvåge og kontrollere centrale beslutninger om it-infrastruktur.
It Governance sikrer, at dine it-løsninger lever op til normerne indenfor it-sikkerhed, GDPR etc. Det er vigtig viden for nøgleinteressenter i en virksomhed. It Governance er med andre ord en vigtig del af den overordnede styring.
Her får du 4 tips til din it Governance
1 Du skal have styr på sikkerheden i din Microsoft 365
Der er flere ting, du skal tage højde for i forhold til it-sikkerheden i din Microsoft 365 og herunder Microsoft Teams. Spørg dig selv:
Har du overblik over, hvilke data der er delt med eksterne?
Ved du, hvem de er?
Hvor længe har de adgang til jeres system og jeres data?
Har du styr på, om dine brugere bruger Dropbox, Google Drev eller anden 3. parts skylagring?
2 Sørg for overblik i din Microsoft 365 it Governance
Ikke mange er klar over, at brugere som standard kan dele alt indhold - med alle i hele verden. Det kan have konsekvenser, og det harmonerer sjældent med virksomhedens politikker og ønsker til datasikkerhed.
Hvis du ikke har overblik, kan du risikere ...
At dine data flyder rundt mellem forskellige eksterne cloud-platforme, uden du ved det, fx Dropbox, Google Drev mm.
Deling med eksterne og gæsteadgange kan gives til alle – men hvad er forskellen, og hvad kan det bruges til i virksomheden?
Alle kan oprette Teams, Channels og dataadgange. Du kan risikere, at dit Teams bliver oversvømmet, og du ikke har styr på data, gæster mm.
GDPR-data kan komme i de forkerte hænder, fx kundeliste, HR-data.
Med Teams kan afdelinger have hver deres it-løsning med applikationer, der er frit tilgængelige, fx Trello, Dropbox.
Migrering/konsolidering af data til/fra x antal forskellige lokationer er dyrt.
Kopiering af data flyder rundt – hvilken er den rigtige?
Jeres miljø ‘sander’ til – det kræver stor oprydning.
Et oprydningsprojekt kan blive dyrt. For hvis der skal ryddes op, skal data skal konsolideres, og der skal laves en Governance Plan fremadrettet.
Vælg en løsning, der giver dig det fulde overblik.
3 Sørg for at plan og dokumentation er i orden
Vælg en partner, der kan skræddersy en Microsoft 365 it Governance til dig.
Din it partner skal kunne sætte din Microsoft 365 op med udgangspunkt i din virksomhed og brugernes krav.
Formålet skal være at få styr på og kontrol over dine processer, politikker og data på tværs af Microsoft 365 og 3. parts software.
Det er en god ide at vælge en leverandør, der laver workshops, hvor I sammen danner overblik over din løsning, og hvilke udbedringer der eventuelt bør laves.
Sørg for at du får den nødvendige dokumentation, så du trygt kan fortælle ledelsen, at I har styr på udrulning af Microsoft 365.
4 Det skal en it Governance plan som minimum indeholde
Hvad skal din it Governance plan som minimum indeholde, for at du får det fulde overblik over din Microsoft 365?
I listen herunder kan du se nogle af de punkter, JCDs specialister vurderer er nødvendige.
- Generelt om Microsoft 365; licenser, intern adgang udefra, adgangskoder, gæsteadgang mm.
- Databehandling; hvilke features der er, og hvad I skal være opmærksomme på
- Roller; hvad er best practise
- Grupper
- Teams
- SharePoint
- OneDrive
- Power Platformen
- Andre software
Du skal træffe beslutninger om:
- Håndtering af licenser
- Release schedule
- Lifecycle Management på Teams, eksterne brugere, dokumenter mm.
- Retention labels
- Sensitivity labels
- GDPR
- Mail kryptering
- Ekstern adgang til Teams og deling af indhold
- Control access fra unmanaged devices
- Data Loss Prevention
JCD A/S har designet en it Governance til Microsoft 365
JCD har brugt vores ekspertise og erfaring til at skabe en Microsoft 365 it Governance, hvor vi sammen med sig får et overblik over din løsning. Vi rådgiver og vejleder dig i, hvordan du skal sætte din Microsoft 365 op med udgangspunkt i din virksomhed og brugernes krav.
Du får en komplet drejebog over den nuværende situation og ændringer, der skal laves på kortere eller længere sigt. JCD A/S estimerer implementeringstiden på ændringerne, der aftales ved workshops. De kan implementeres af egen it eller af JCD. Derudover får du en ledelsesrapport.
JCD anbefaler, at drejebogen løbende vedligeholdes og opdateres – minimum hver sjette måned. Det er i forhold til ændringer fra Microsoft, skærpelser i lovgivningen, forandring i din virksomhed eller andet.
Med et abonnement på vedligeholdelse får du:
Vejledning fra en Microsoft 365 arkitekt og en forretningskonsulent fra JCD, der kender din virksomhed og Microsoft 365.
Rådgivning og vejledning baseret på nyeste Microsoft best-practices og nyeste værktøjer.
Opdateret din drejebog og ledelsesrapport.
