08. januar 2018

Vil du have bedre bundlinje med Office 365?

Læs min vurdering af hvordan små- og mellemstore virksomheder bruger Office 365 … og hvordan de  burde  bruge det.

Af: Denis Sabanovic, Salgskonsulent - Infrastruktur, JCD A/S

 

Da jeg afsluttede mit speciale i organisationsudvikling, kunne jeg slet ikke vente med at komme ud i "den virkelige verden"; ud og rådgive organisationer om brug og ikke mindst implementering af Office 365. 

Office 365 er et fantastisk værktøj til at understøtte din virksomheds daglige udfordringer i forhold til kommunikation, vidensdeling, dokumenthåndtering og samarbejde … og ikke mindst til at understøtte organisationens mål gennem it'en. 

Min oplevelse i dag er desværre …  at alt for mange nuværende brugere af Office 365 sparer gevinsterne væk! ALT for mange får Office 365 solgt ind til organisationen, som et mailprodukt med opdaterede skriveprogrammer … sådan lidt firkantet skrevet. 

Hvor blev gevinsten af?
Et salg for sælgeren og billigt for organisationen! Win-win ved første øjekast. Men hvor blev den reelle interesse og indsigt i udvikling af forretningen og organisationen? 

Min tese er, at for mange opfatter Office 365, som Office var engang; et mail- og skriveprogram! 

Tilbage står organisationen med samme organisatoriske udfordringer. 

Vores vidensdeling kunne være bedre, og det mærker kunderne. Det samme gælder for kommunikationen.

Alt for mange processer og afdelinger bruger meget tid på mislykket vidensdeling, og samarbejdet fikser vi gennem e-mails rundt i organisationen - om alt! 

Den gode investering
Investerer I tid og andre ressourcer på at ændre måden, I arbejder på i dagligdagen - altså kulturen. Så får I helt sikkert investeringen igen mange gange og kan endda mærke det på bundlinjen. Det er meget simpelt at lave udregningen for hvor meget i kan hente på bundlinjen gennem en digital arbejdsplads, I skal bare være klar til at arbejde med implementeringen. Det betaler sig hjem i bedre samarbejde, højere medarbejder-tilfredshed, en mere effektiv organisation og ikke mindst bedre kundetilfredshed!

Har du Office 365 i din virksomhed, men synes gevinsterne er for små? 

Eller overvejer du at implementere? … så får du her et par retningslinjer. 

De vigtigste spørgsmål og indsatser under implementering

1. Kom godt fra start med en analyse af jeres nuværende arbejdsprocesser. Her er min anbefaling, at I opdeler jeres arbejdsprocesser. Så har I et overblik over, hvad jeres endelige behov for kommunikations-, samarbejde- og vidensdelingsværktøjer er. Ikke en øvelse som skal tage lang tid, men et godt overblik er vigtigt. 

2. Herefter vil det være en god idé at involvere en eller flere, som kender værktøjerne i Office 365 i dybden og dermed kan rådgive omkring hvad i kan, og hvilke værktøj der passer til jeres processer fra ovenstående punkt. 

3. Hvis øvelsen slipper igennem de to første dele, bør I udarbejde en økonomisk kalkule, som viser hvor mange timer I forventer at investere i implementeringen op imod hvor stor gevinsten er, når det bliver en del af organisationen. Det gælder både øget produktivitet, besparelse i hardware, besparelse i nedetid og tredjepartssoftware op imod de timer i skal bruge på at implementere Office 365. 

4. Herefter skal implementeringen i gang. Denne del er der skrevet adskillelige sider og bøger om. I praksis er det vigtigste - set fra min stol, at I sætter nogle indsatser i gang, som sikrer, at det bliver en del af hverdagen. Medarbejderne skal involveres, og værktøjerne skal i brug fra starten. Mange vil søge tilbage til gamle processer, fordi de er vant til det, her er ledelsesindsatsen altafgørende. 
 

Office 365 er en god investering både økonomisk og organisatorisk. Men som organisation skal I have et ønske om, at flytte virksomheden mod en digital arbejdsplads og udvikle jer med nye værktøjer.

HUSK den reelle interesse for udviklingen af arbejdspladsen er en styrkelse af jer selv overfor kunderne. 

Min pointe og påstand er, at både arbejdsglæde, nemmere rekruttering og større indtjening bliver gevinsten. 

Godt nytår :)

 

Af: Denis Sabanovic, Salgskonsulent - Infrastruktur, JCD A/S